Per una corretta gestione documentale e di processo devono essere mappati alcuni “oggetti” di base che permettono di replicare la struttura delle funzioni aziendali all’interno dell’applicativo; questi elementi sono:
La base di ogni efficace organizzazione dei documenti è la definizione delle Aree Organizzative ovvero l’insieme delle unità organizzative che concorrono nella struttura dell’azienda o delle diverse aziende di un gruppo:
• Business Unit
• Aziende collegate in una holding
• Sedi distaccate o estere
Infinite aree organizzative
Per ogni area dislocata sul territorio è possibile definire locazioni specifiche per l’archiviazione dei documenti permettendo il lavoro anche con connessioni lente
Definizione del responsabile, della Data di istituzione e soppressione e della casella di posta istituzionale
La definizione delle “tipologie” di documenti consente di catturare e catalogare semplicemente tutte le sorgenti cartacee ed informatiche presenti in azienda
• Infinite tipologie documentali
• Infiniti campi aggiuntivi
• Semplice collegamento con basi di dati esterne per l’indicizzazione ed il controllo dei dati
• Regole di archiviazione specifiche e automazioni personalizzabili
• Possibilità di creare regole di unicità su campi multipli
• Marcature PDF customizzabili per la creazione di “timbri” virtuali
Ad ogni documento vengono associate una serie di informazioni che lo caratterizzano. I campi che compongono il profilo del documento possono essere personalizzati dall’amministratore per tipologia di documento. Tutti i campi definiti nel profilo del documento sono chiavi di ricerca
E’ possibile strutturare la definizione dei campi che compongono il profilo del documento, ossia quelle informazioni che caratterizzano il documento (ad esempio mittente, destinatario, oggetto, data…). Oltre ad una serie di campi standard è possibile aggiungere al profilo dei campi definiti dall’utente. Questi campi aggiuntivi possono essere di tipo generico, cioè applicati su tutte le tipologie di documenti, oppure di tipo specifico, e cioè applicati solo a determinate tipologie documentali
I campi aggiuntivi (combo box o tabellari) possono essere legati al gestionale per reperire alcune informazioni di profilo direttamente dal sistema ERP in tempo reale in fase di archiviazione
Durante la sua vita ogni documento attraversa diversi “stati”: in modifica, approvato, revisionato e annullato sono alcuni esempi
Ogni stato è caratterizzato da una specifica politica di controllo delle modifiche, ad esempio è possibile vincolare la visibilità dello stato “Bozza” solo agli utenti del gruppo di disegno oppure salvare le revisioni solo dei documenti in stato “Approvato”.
• Infiniti stati documentali
• Identificazione grafica con una icona personalizzabile
• Totale controllo in lettura e/o scrittura sui singoli stati per singolo utente e/o gruppo
• Possibilità di bloccare la gestione delle revisioni in uno specifico stato documentale
• Gestione delle notifiche in caso di inserimento o revisione del documento in uno specifico stato
Un corretto flusso documentale passa attraverso la mappatura puntuale degli utenti nell’organigramma aziendale
Gli utenti possono confluire in gruppi per una più semplice gestione della distribuzione dei documenti
• Infiniti utenti e gruppi
• Possibilità di gestire 3 diverse tipologie di licenza (standard, light e comunicazioni)
• Integrazione con Active Directory o sistema LDAP
• Abilitazioni personalizzate alle diverse funzioni e ai diversi moduli (workflow, protocollo informatico, web, ecc.)
• Accesso controllato agli stati documentali
Si definisce l’accesso di ogni utente e di ogni gruppo alle diverse tipologie documentali
• Definizione dei livelli di accessibilità e modalità ai documenti e dati legati ai documenti.
• Definizione del diritto di firma elettronica per ogni utente ad ogni classe documentale
• Esportazione e reportistica delle riservatezze definite
