La documentazione amministrativa deve essere gestita ed archiviata nel modo più semplice ed immediato possibile, senza aggiungere carico di lavoro al personale addetto, anzi, sgravandolo di tutta una serie di operazioni ripetitive.
Archiviare i documenti amministrativi permette a tutti gli utenti di accedere alle informazioni senza gravare sul personale amministrativo e di permettere la conservazione sostitutiva attraverso il modulo appositamente studiato.
Semplicità operativa: i documenti passano in maniera del tutto automatica dal gestionale o ERP ad ARXivar senza che l’operatore debba fare alcuna operazione. I principali gestionali ed ERP sono già stati integrati con connettori nativi ma OGNI sorgente di documenti amministrativi possono essere interfacciati attraverso l’utilizzo di uno strumento appositamente sviluppato per l’interpretazione delle code di stampa SPOOL REC.
Il personale amministrativo STAMPA il documento così come ha sempre fatto ed AUTOMATICAMENTE il documento viene archiviato completo di tutte le chiavi di ricerca identificate e necessarie, pronto per un eventuale ciclo di conservazione sostitutiva.
Anche in questo caso la SEMPLICITA’ operativa deve essere garantita: l’operatore che registra il documento sul gestionale DEVE continuare ad operare seguendo le stessa modalità, vediamo come.
Al momento della registrazione del documento nel sistema gestionale il connettore ARXivar è in grado di intercettare i dati di profilazione direttamente e produrre su di una stampante apposita una etichetta che riporta tutti di dati di contabilizzazione (nel caso delle fatture) affiancati ad un barcode. L’etichetta sostituisce interamente la timbratura e l’apposizione manuale dei dati di contabilizzazione. L’operatore applica l’etichetta sulla prima pagina del documento appena registrato ed è pronto per una nuova registrazione.
Terminate le operazioni di registrazione TUTTI i documenti possono essere scansiti MASSIVAMENTE in una unica operazione. ARXivar si preoccuperà di separare i documenti tra di loro ed associarli alla corretta registrazione.
Anche in questo caso i metadati e l’immagine sono pronti e completi per un ciclo di conservazione sostitutiva.
