ARXivar è uno strumento di gestione dell’informazione, laddove con questo termine si intende qualsiasi documento elettronico o analogico che rappresenti un valore competitivo per l’azienda.
Le informazioni ed i documenti si dicono “strutturati” quando possono essere archiviate o gestite in maniera autonoma dal sistema informativo
Quelle “destrutturate” o “parzialmente strutturate” devono invece essere in parte o in toto indicizzate dall’operatore
Intervenendo nella gestione e nell’organizzazione del patrimonio non strutturato delle informazioni e collegando la parte strutturata a quella de-strutturata è possibile liberare gli utenti da tutte le attività a NON VALORE AGGIUNTO
Perchè ArxivarIl 20% del tempo degli impiegati e usato per gestire i documenti
Il 40% dei documenti viene copiato almeno 3/4 volte
Il 7% dei documenti non si trova più
Il 20% dei documenti non sono disponibili quando servono
L’80% dei documenti archiviati non vengono mai utilizzati. Di questi, la maggior parte dell’azienda ne ignora l’esistenza e quindi vengono ricreati
Per ogni fax inviato perdiamo 7 minuti
• Cattura dalle sorgenti informative aziendali
• Archiviazione
• Documenti elettronici
• Documenti cartacei
• Ricerca e consultazione
• Ricerca Full text
• Cattura dalle sorgenti informative aziendali in ARXivar
• Gestione attiva delle informazioni
• Fascicoli e pratiche
• Relazioni e associazioni
• Multicanalità (eMail, Fax, etc.)
• Teamwork/Collaboration
Ma questo rappresenta solo l’inizio, il punto di partenza su cui innestare un motore di gestione delle informazioni proattivo, cioè che permette di muovere l’informazione attraverso un percorso prestabilito ed insieme flessibile di operazioni e utenti:
In modo graduale e’ possibile gestire uno dopo l’altro i processi piu’ critici e integrarli con l’organizzazione funzionale esistente
• Procedure standard
• Definizione dei tempi
• Verifica e controllo
• Gestione delle eccezioni
• Semplificazione dei processi
